L'essentiel
Chez DKDP, chaque justificatif déposé dans un dossier Google Drive devient une dépense Bexio classée, nommée, archivée et validée, sans ressaisie. Le flux n8n tourne toutes les cinq minutes depuis avril 2026. En septembre, une relecture de 727 dépenses a montré qu'un seul compte en portait 26 % : le classement compte désormais 31 catégories.
Étude rédigée par David Khazaei, Fondateur de DKDP·Publiée le
Un flux n8n de 26 étapes, déclenché toutes les cinq minutes.
Justificatif déposé
dossier Google Drive « _Inbox »
Lecture par Claude
fournisseur, date, montants, devise, catégorie
Compte comptable
31 catégories vers le plan Bexio
Dépense Bexio
créée avec son justificatif, puis validée
Archive
fichier renommé, rangé par année et par mois
Un justificatif que Claude ne sait pas lire part dans le dossier « _Erreurs » : rien n'est perdu.
Saisir une dépense dans Bexio est une tâche courte : le fournisseur, la date, le montant, la devise, le bon compte, le justificatif à joindre, le fichier à renommer et à ranger. Répétée des centaines de fois, c'est aussi la tâche qu'on repousse, puis qu'on expédie en fin de trimestre.
L'objectif était simple à dire : déposer une photo ou un PDF dans un dossier, et ne plus y penser. La dépense devait arriver dans Bexio complète, rangée sur le bon compte, avec son justificatif archivé sous un nom lisible.
Toutes les cinq minutes, n8n relève un dossier Google Drive. Chaque nouveau justificatif est lu par Claude, qui rend un JSON : fournisseur, date, montants, devise, description et une catégorie parmi 31. Un nœud de code associe la catégorie à un compte du plan comptable, puis la dépense est créée dans Bexio par son API, avec le justificatif joint, et validée.
Le fichier est ensuite renommé sur le modèle date, fournisseur, montant, et rangé dans un dossier par année et par mois. Un justificatif illisible part dans un dossier d'erreurs au lieu de disparaître.
Chaque chiffre dit d'où il vient et quand il a été relevé.
727
dans Bexio, avant de revoir le classement
Relevé interne Bexio, relevé du 22.09.2026
26 %
des dépenses rangées dans un seul compte, les frais de représentation
Relevé interne Bexio, relevé du 22.09.2026 · avant la révision du 22 septembre 2026
31
reconnues par la lecture des justificatifs, contre 27 auparavant
Workflow n8n en production, relevé du 22.09.2026
Ce que ce projet nous a appris, et que nous appliquons aux suivants.
Mesurer avant de reclasser. Sur 727 dépenses, le compte des frais de représentation en portait 192, en mêlant des repas d'affaires et des provisions de bureau. Quatre comptes plus précis ont été créés le 22 septembre 2026, puis intégrés au flux.
Vérifier la version publiée, pas le brouillon. L'étape de validation n'existait que dans une version jamais publiée du flux : jusqu'au 3 septembre 2026, les dépenses attendaient d'être validées à la main.
Poser une gestion d'erreur sur chaque étape qui suit une écriture. Un échec de Google Drive après la création d'une dépense suffit à la faire recréer au passage suivant : un même justificatif a ainsi produit 35 copies.
Non. Le flux écrit dans Bexio par son API officielle et range les justificatifs dans Google Drive. Les deux outils restent ceux de l'entreprise, et la comptabilité se consulte comme avant.
DKDP est au taux de la dette fiscale nette : aucun impôt préalable n'est enregistré, et le flux n'en poste pas. Une entreprise à la méthode effective doit ajouter le taux de TVA à chaque dépense, ce que l'API de Bexio sait recevoir.
Ils sont lus par l'API d'Anthropic, qui fait tourner Claude, puis joints à la dépense dans Bexio et archivés dans Google Drive. Pour des pièces sensibles, la lecture peut être confiée à un autre modèle : c'est une étape du flux, pas son fondement.
Oui, en refaisant la correspondance entre catégories et comptes : les identifiants de compte dans Bexio sont propres à chaque société, seuls les numéros du plan comptable se reprennent tels quels.
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